Bạn có thể làm gì với Tài liệu?

Viết báo cáo, tạo đề xuất dự án chung, theo dõi ghi chú cuộc họp và hơn thế nữa.

Với Google Documents, bạn có thể tạo và chỉnh sửa tài liệu văn bản ngay trong trình duyệt web của mình — không cần phần mềm đặc biệt. Thậm chí tốt hơn, nhiều người có thể làm việc cùng một lúc, bạn có thể thấy những thay đổi của mọi người khi họ thực hiện chúng và mọi thay đổi đều được lưu tự động.

Những gì bạn cần:

account_circle tài khoản G Suite

lên lịch 10 phút

Bạn có thể làm gì với Google Tài liệu
1

Tạo hoặc nhập

Để bắt đầu, bạn cần một tài liệu để làm việc.

Trong phần này, bạn sẽ học cách:

1.1

Tạo tài liệu mới

Bạn có thể tạo tài liệu mới ngay trong Tài liệu hoặc trong Google Drive.

Trong Tài liệu , nhấp vào Tạo tài liệu mới thêm .

Trong Drive , nhấp vào Mới > Google Tài liệu > Tài liệu trống hoặc Từ mẫu .

không ai
1,2

Nhập và chuyển đổi tài liệu cũ sang Documents

Nếu bạn có các tài liệu văn bản hiện có, chẳng hạn như các tệp PDF của Microsoft ® Word® hoặc Adobe® , bạn có thể nhập và chuyển đổi chúng thành Tài liệu.

  1. Chuyển tới Drive .
  2. Nhấp vào Mới > Tải lên tệp và chọn tài liệu văn bản từ máy tính của bạn. Các tệp được hỗ trợ bao gồm .doc, .docx, .dot, .html, văn bản thuần tuý (.txt), .odt và .rtf.
  3. Nhấp chuột phải vào tệp bạn muốn chuyển đổi và chọn Mở bằng > Google Tài liệu .

Việc chuyển đổi tài liệu của bạn từ một chương trình khác sẽ tạo một bản sao tệp gốc của bạn ở định dạng Tài liệu. Sau đó, bạn có thể chỉnh sửa nó trong trình duyệt của mình như bất kỳ tài liệu nào khác.

Bạn có tài liệu Word?

Nếu bạn đã lưu trữ các tài liệu Microsoft Word trong Drive, bạn cũng có thể cập nhật chúng mà không cần chuyển đổi sang Tài liệu .

Nhập và chuyển đổi tài liệu cũ sang Google Tài liệu
2

Chỉnh sửa và định dạng

Bây giờ bạn đã mở một tài liệu, bạn có thể chỉnh sửa nó theo ý muốn, thay đổi giao diện và làm việc giống như bạn đã làm trong chương trình cũ của bạn. Tài liệu tự động lưu mọi thay đổi bạn thực hiện.

Trong phần này, bạn sẽ học cách:

2.1

Thêm và chỉnh sửa văn bản

Đổi tên tài liệu của bạn: Ở đầu trang, nhấp vào Tài liệu chưa có tiêu đề , nhập tiêu đề mới và nhấp vào OK .

Thêm hoặc chỉnh sửa văn bản: Chỉ cần nhấp vào trang và bắt đầu nhập.

không ai
2.2

Thêm màu và kiểu

Để thay đổi lề, màu trang và hướng, hãy nhấp vào Tệp > Thiết lập trang .

Sử dụng thanh công cụ để tùy chỉnh thêm tài liệu của bạn. Dưới đây là một số điểm nổi bật:

Tài liệu hoàn tác làm lại

Hoàn tác hoặc làm lại những thay đổi cuối cùng của bạn

Định dạng vẽ tài liệu

Sao chép định dạng từ một phần văn bản và áp dụng nó cho phần khác

100%

Thu phóng

Văn bản bình thường

Chỉ định kiểu cho tiêu đề và tiêu đề

Arial 10

Thay đổi kích thước phông chữ và phông chữ

Tài liệu in đậm nghiêng

Thêm in đậm hoặc in nghiêng, gạch dưới hoặc thay đổi màu phông chữ

Liên kết chèn tài liệu

Chèn liên kết cho văn bản đã chọn

thêm bình luận

Chèn nhận xét

Căn chỉnh văn bản Documents

Chọn căn chỉnh văn bản

Hơn

Chọn khoảng cách dòng, dấu đầu dòng và danh sách được đánh số, dấu thụt lề, màu nền và các công cụ khác.

2.3

Thêm hình ảnh, liên kết, bảng và hơn thế nữa

Menu Chèn cho phép bạn thêm các tính năng khác nhau vào tài liệu của mình. Dưới đây là những điểm nổi bật:

Hình ảnh —Tạo một hình ảnh từ máy tính của bạn, web, Drive và hơn thế nữa.

Liên kết —Thêm liên kết đến một trang khác hoặc vào đầu trang hoặc dấu trang trong cùng một tài liệu.

Vẽ —Tạo hình dạng, hình ảnh và sơ đồ ngay trong tài liệu của bạn.

Bảng —Chọn số cột và hàng để tạo bảng.

Đánh dấu trang —Thêm phím tắt đến các địa điểm cụ thể trong tài liệu của bạn.

Mục lục —Tạo một bảng nội dung được tạo tự động liên kết với từng tiêu đề trong tài liệu của bạn có kiểu tiêu đề được áp dụng.

Thêm hình ảnh, liên kết, bảng và hơn thế nữa
2,4

Tạo cột trang

Nếu bạn đang làm việc trên một tài liệu học thuật hoặc một tài liệu lớn khác, bạn có thể sắp xếp văn bản của mình thành các cột.

  1. Nhấp vào Định dạng > Cột .
  2. Chọn số lượng cột bạn muốn.
  3. (Tùy chọn) Để điều chỉnh khoảng cách, hoặc thêm các dòng giữa cột, bấm Định dạng > Cột > Tùy chọn khác .
  4. Nhấp vào Áp dụng .
không ai
3

Chia sẻ và cộng tác

Để làm việc trên tài liệu của bạn với đồng đội hoặc những người bên ngoài công ty của bạn, chỉ cần chia sẻ nó. Mọi người có thể thực hiện thay đổi cùng một lúc và bạn có thể thấy các thay đổi của họ khi chúng xảy ra. Bạn cũng có thể chia sẻ với những người không sử dụng G Suite.

Trong phần này, bạn sẽ học cách:

3.1

Chia sẻ tài liệu

  1. Mở tệp bạn muốn chia sẻ.
  2. Nhấp vào Chia sẻ .
  3. Nhập địa chỉ email hoặc Google Groups bạn muốn chia sẻ.
  4. Lưu ý: Nếu bạn không thể thêm người bên ngoài công ty, hãy xem quản trị viên G Suite của bạn.

  5. Chọn loại quyền truy cập bạn muốn cấp cho mọi người:
    • Có thể chỉnh sửa —Collaborators có thể thêm và chỉnh sửa nội dung cũng như thêm nhận xét.
    • Có thể nhận xét —Collaborators có thể thêm nhận xét nhưng không thể chỉnh sửa nội dung.
    • Có thể xem —Mọi người có thể xem tệp nhưng không thể chỉnh sửa hoặc thêm nhận xét.
  6. Nhấp vào Gửi .

Mọi người bạn đã chia sẻ tài liệu đều nhận được email có liên kết tới tài liệu.

Chia sẻ với nhóm của bạn
3.2

Thêm nhận xét và trả lời

Nếu bạn không thể cộng tác trong thời gian thực, bạn có thể để lại phản hồi và câu hỏi ở bên cạnh tài liệu để các thành viên trong nhóm xem xét khi họ mở tệp.

  1. Mở Tài liệu và chọn một phần văn bản.
  2. Trên thanh công cụ, nhấp vào Thêm nhận xét .
  3. Thêm ghi chú của bạn và nhấp vào Nhận xét .

Nếu nhận xét quan trọng đối với một cộng tác viên cụ thể để xem, hãy nhập + theo sau là địa chỉ của họ. Họ sẽ nhận được email kèm theo nhận xét của bạn cùng với liên kết tới tài liệu. Sau đó, họ có thể trả lời nhận xét của bạn để trả lời câu hỏi hoặc bắt đầu một cuộc thảo luận.

Khi bạn đã hoàn tất nhận xét, hãy nhấp vào Giải quyết .

Thêm nhận xét và trả lời
3,3

Đề xuất chỉnh sửa

Bạn cũng có thể đề xuất các thay đổi trực tiếp trong tài liệu mà không cần chỉnh sửa văn bản bằng cách đề xuất chỉnh sửa. Đề xuất của bạn sẽ không thay đổi văn bản gốc cho đến khi chủ sở hữu tài liệu phê duyệt chúng. Bạn phải có quyền chỉnh sửa hoặc nhận xét đối với tài liệu để đề xuất thay đổi.

  1. Ở góc trên cùng, đảm bảo bạn đang ở chế độ Đề xuất , chế độ này cũng có thể xuất hiện dưới dạng .
  2. Để đề xuất chỉnh sửa, chỉ cần bắt đầu nhập nơi bạn cho rằng chỉnh sửa sẽ được thực hiện trong tài liệu. Đề xuất của bạn xuất hiện bằng màu mới và văn bản bạn đánh dấu để xóa hoặc thay thế bị gạch ngang (nhưng không thực sự bị xóa cho đến khi chủ sở hữu tài liệu phê duyệt đề xuất đó).
  3. Chủ sở hữu của tài liệu sẽ nhận được email kèm theo đề xuất của bạn. Khi họ nhấp vào bất kỳ đề xuất nào, họ có thể Chấp nhận kiểm tra hoặc Từ chối đóng nó.
Đề xuất chỉnh sửa
3,4

Trò chuyện trực tiếp với mọi người

Bạn cũng có thể cộng tác trong thời gian thực qua trò chuyện. Nếu có nhiều người mở tài liệu của bạn, chỉ cần nhấp vào Hiển thị trò chuyện trò chuyện_bubble để mở cuộc trò chuyện nhóm. Bạn có thể nhận phản hồi tức thì mà không cần phải thoát khỏi tài liệu của mình.

Trò chuyện trực tiếp với mọi người
4

In và tải xuống

Nếu bạn cần bản in, định dạng khác hoặc bản sao tài liệu của bạn, Tài liệu cũng có thể thực hiện điều đó.

Trong phần này, bạn sẽ học cách:

4.1

In tài liệu của bạn

Để in tài liệu của bạn, hãy thực hiện một trong các tùy chọn sau:

  • Nhấp vào Tệp > In .
  • Nhấp vào In in .

Trong bản xem trước xuất hiện, bạn có thể cuộn qua tài liệu của mình ở bên phải hoặc chọn tùy chọn in ở bên trái.

In tài liệu của bạn
4.2

Tải xuống phiên bản ở định dạng khác

Để tải xuống tài liệu của bạn để nó có thể được mở bằng các chương trình khác, hãy nhấp vào Tệp > Tải xuống dưới dạng và chọn một trong các định dạng sau:

  • Microsoft Word (.docx)
  • Định dạng tài liệu mở (.odt)
  • Định dạng văn bản đa dạng thức (.rtf)
  • Tài liệu PDF (.pdf)
  • Văn bản thuần tuý (.txt)
  • Trang web (.html, được nén)
Tải xuống phiên bản ở định dạng khác
4.3

Tạo một bản sao trong Tài liệu

Sao chép tài liệu hữu ích cho việc tạo mẫu. Ví dụ: nếu bạn viết nhiều đề xuất, bạn có thể tạo bản sao của một đề xuất và sau đó cập nhật từng bản sao cho một dự án mới mà không phải định dạng lại nó.

Để tạo bản sao tài liệu của bạn, hãy nhấp vào Tệp > Tạo bản sao . Bạn có thể đổi tên bản sao, thay đổi nơi bạn lưu bản sao trong Drive và chia sẻ tùy chọn với cùng một cộng tác viên.

không ai
4.4

Gửi bản sao qua email dưới dạng tệp đính kèm

Nếu bạn cần cộng tác với ai đó trên tài liệu của mình trong một chương trình hoặc định dạng khác, chẳng hạn như Word hoặc PDF, bạn có thể gửi email dưới dạng tệp đính kèm. Tuy nhiên, điều này sẽ gửi một bản sao của tài liệu thay vì chia sẻ bản gốc, vì vậy bạn sẽ không thể sử dụng các công cụ cộng tác của Doc.

  1. Nhấp vào Tệp > Gửi dưới dạng tệp đính kèm .
  2. Chọn một định dạng.
  3. Nhập địa chỉ email hoặc Nhóm bạn muốn gửi bản sao.
  4. (Tùy chọn) Nhập tin nhắn.
  5. Nhấp vào Gửi .
không ai

Bước tiếp theo

Thử ngay bây giờ

Dùng thử Tài liệu bằng cách sao chép và tùy chỉnh mẫu đề xuất này.

Nhận thêm đào tạo

Chỉnh sửa tài liệu Word mà không cài đặt Microsoft ® Office ®, tự động thêm trích dẫn tài liệu nghiên cứu và đề xuất, ngay lập tức dịch Documents bằng các ngôn ngữ khác, và nhiều hơn nữa.