Nhóm là gì?

Google Groups giúp dễ dàng cho các nhóm người — chẳng hạn như nhóm dự án, phòng ban hoặc bạn học — để giao tiếp và cộng tác. Bạn có thể gửi email cho tất cả mọi người trong một nhóm với một địa chỉ, mời một nhóm tham gia sự kiện hoặc chia sẻ tài liệu với một nhóm. Bạn cũng có thể tạo một diễn đàn trực tuyến để thảo luận về một công nghệ phổ biến hoặc trả lời các câu hỏi về một sản phẩm.

Lưu ý: Hướng dẫn này bao gồm Google Groups for Business , bao gồm các tính năng bổ sung cho tài khoản G Suite . Nếu bạn không thấy các tính năng bên dưới, vui lòng liên hệ với quản trị viên G Suite của bạn.

Những gì bạn cần:

account_circle tài khoản G Suite

lên lịch 10 phút

Google Groups là gì
1

Tìm và tham gia một nhóm

Để tham gia một nhóm đã tồn tại, chỉ cần sử dụng hộp tìm kiếm để tìm nhóm và yêu cầu tham gia.

Lưu ý: Một nhóm mở cho phép bạn thành viên ngay lập tức. Nhóm bị hạn chế yêu cầu phê duyệt từ quản trị viên trước khi bạn có thể được thêm. Nhóm riêng yêu cầu bạn nhấp vào liên kết để yêu cầu tư cách thành viên từ chủ sở hữu.

Trong phần này, bạn sẽ học cách:

1.1

Tìm nhóm của bạn

Trước khi bạn tìm kiếm nhóm của mình, hãy đảm bảo rằng bạn đang ở chế độ xem tổ chức thay vì chế độ xem công khai.

  1. Truy cập Groups và nhấp vào Nhóm của tôi .

  2. Nhấp vào Chuyển đổi chế độ xem tổ chức thành "yourdomain.com" .

Điều này có nghĩa là các nhóm bạn thấy và tham gia sẽ nằm trong tổ chức của bạn và không công khai.

Để tìm kiếm một nhóm, ở đầu trang Nhóm bất kỳ, hãy nhập một từ hoặc cụm từ vào hộp tìm kiếm. Để giúp bạn tìm kiếm nhanh hơn, Groups đề xuất các cụm từ tìm kiếm khi bạn nhập. Nhấp vào một trong các đề xuất để mở hoặc nhấp vào Tìm kiếm tìm kiếm để xem danh sách kết quả.

Tìm nhóm của bạn
1,2

Tham gia một nhóm mới

Bạn có thể đăng ký vào bất kỳ nhóm nào trong thư mục Nhóm của bạn mở cho các thành viên mới. Một số nhóm cho phép bạn đăng ký trực tiếp, trong khi những nhóm khác có thể yêu cầu bạn gửi yêu cầu.

  1. Trong thư mục Nhóm, nhấp vào nhóm để mở trang của nhóm.
  2. Trên trang của nhóm, nhấp vào Tham gia nhóm hoặc Áp dụng cho nhóm tham gia .
  3. Chọn cách bạn muốn đọc thư được gửi đến nhóm, có hay không liên kết tới hồ sơ trên Google của bạn và hiển thị ảnh của bạn trên bài đăng và tên hiển thị bạn muốn các thành viên xem. Sau đó nhấp vào Tham gia nhóm này hoặc Đăng ký để tham gia nhóm này .
tham gia một nhóm mới
2

Đăng chủ đề và phản hồi

Một nhóm có thể chứa một hoặc nhiều chủ đề. Một chủ đề giống như một cuộc trò chuyện — nó chứa một hoặc nhiều bài viết (hoặc tin nhắn) về một chủ đề cụ thể.

Trong phần này, bạn sẽ học cách:

2.1

Tìm chủ đề

Để xem trang Chủ đề của nhóm, hãy mở trang của nhóm trong thư mục Nhóm.

Nếu nhóm của bạn có quá nhiều chủ đề để duyệt dễ dàng, bạn có thể nhanh chóng tổ chức và tìm các chủ đề bằng tìm kiếm, bộ lọc và thẻ.

Tìm kiếm một chủ đề cụ thể:

  1. Ở đầu cửa sổ Nhóm, nhập chủ đề của bạn vào hộp tìm kiếm.

  2. Để giúp bạn tìm kiếm nhanh hơn, Groups đề xuất các cụm từ tìm kiếm khi bạn nhập. Nhấp vào một trong các đề xuất để mở hoặc nhấp vào Tìm kiếm tìm kiếm để xem danh sách kết quả.

Lọc chủ đề:

  1. Trên trang Chủ đề , nhấp vào Bộ lọc để xem các tùy chọn của bạn.

    Lưu ý: Nếu bạn không thấy Bộ lọc , điều đó có nghĩa là bạn không có quyền bộ lọc cho nhóm cụ thể này.

  2. Kiểm tra bất kỳ bộ lọc nào bạn muốn áp dụng cho danh sách chủ đề.
  3. Nhấp vào Áp dụng các bộ lọc đã chọn để hiển thị danh sách các chủ đề phù hợp với bộ lọc của bạn.
  4. (Tùy chọn) Để quay lại danh sách đầy đủ các chủ đề một lần nữa, hãy nhấp vào Bộ lọc > Xóa tất cả bộ lọc (hiển thị tất cả các chủ đề) .

Sử dụng thẻ:

Một số nhóm sử dụng thẻ để phân loại và tìm chủ đề. Nếu nhóm của bạn sử dụng thẻ, bạn sẽ thấy Thẻ trên trang Chủ đề của nhóm. Bạn cũng có thể nhập thẻ khi bạn đăng chủ đề mới hoặc chỉnh sửa một trong các chủ đề hiện có của mình.

Tìm chủ đề
2.2

Gắn dấu sao các chủ đề quan trọng

Bạn có thể gắn dấu sao cho các chủ đề quan trọng đối với bạn, vì vậy bạn có thể nhanh chóng tìm lại chúng. Chỉ cần nhấp vào dấu sao bên cạnh chủ đề trên trang Chủ đề.

Trong thanh bên, hãy nhấp vào star_border được gắn dấu sao để liệt kê tất cả chủ đề được gắn dấu sao của bạn.

Gắn dấu sao các chủ đề quan trọng
2.3

Trả lời một chủ đề

Tùy thuộc vào loại nhóm và cài đặt và quyền cá nhân của bạn, bạn có thể đọc và trả lời các bài đăng, trên diễn đàn hoặc sử dụng email. Ví dụ: nếu nhóm của bạn được thiết lập làm Hộp thư chung hoặc Diễn đàn Hỏi & Đáp, bạn có thể đọc và trả lời các bài đăng bằng diễn đàn trực tuyến của nhóm.

  1. Tìm nhóm của bạn và hiển thị trang Chủ đề của nhóm.

    Chủ đề có bài đăng chưa đọc xuất hiện bằng văn bản in đậm trên nền trắng.

  2. Nhấp vào chủ đề bạn muốn đọc. Bài đăng đầu tiên trong chủ đề xuất hiện ở trên cùng, sau đó là bất kỳ câu trả lời nào.

  3. Nhấp vào ĐĂNG TRẢ LỜI bên dưới bất kỳ bài đăng nào trong chủ đề hoặc nhấp vào trường Trả lời của bài đăng gốc.

    Bài đăng mà bạn trả lời để xác định số lượng cuộc hội thoại trước được trích dẫn trong câu trả lời của bạn.

  4. Nhập câu trả lời của bạn vào không gian xuất hiện.

  5. Nhấp vào Đăng để gửi tin nhắn của bạn cho nhóm.

Trả lời một chủ đề
2,4

Bắt đầu một chủ đề mới

Bạn có thể bắt đầu các chủ đề của riêng bạn (trong email hoặc từ một diễn đàn) để mọi người phản hồi.

Bắt đầu một chủ đề mới từ email:

Chỉ cần gửi email cho nhóm. Chủ đề của email của bạn trở thành chủ đề chủ đề.

Bắt đầu một chủ đề mới từ diễn đàn:

  1. Ở trên cùng bên trái của trang Chủ đề của nhóm, nhấp vào CHỦ ĐỀ MỚI hoặc CÂU HỎI MỚI (tùy thuộc vào loại nhóm).

  2. Nhập tiêu đề Chủ đề hoặc Câu hỏi của bạn, tùy thuộc vào bạn được yêu cầu. Dựa trên loại nhóm và quyền của nhóm, bạn có thể thấy tùy chọn để chọn loại bài đăng, bao gồm:

    • Thảo luận ( ) Tạo một chủ đề thảo luận chung. Nếu bạn nhấp vào CHỦ ĐỀ MỚI và không thấy bất kỳ tùy chọn nào khác, bạn đang bắt đầu một cuộc thảo luận.

    • Câu hỏi ( ) Tạo câu hỏi mới trong diễn đàn Hỏi & đáp. Nếu bạn đã nhấp vào CÂU HỎI MỚI và không thấy bất kỳ tùy chọn nào khác, chủ đề của bạn sẽ là một câu hỏi.

    • Thông báo ( ) Tạo chủ đề chứa thông tin quan trọng. Tất cả các thành viên của nhóm có thể đọc thông báo, nhưng thường chỉ chủ sở hữu hoặc người quản lý nhóm mới có thể tạo chúng.

  3. Nhập bài đăng đầu tiên cho chủ đề và nhấp vào BÀI ĐĂNG . Chủ đề xuất hiện trong danh sách chủ đề của nhóm.

Bắt đầu một chủ đề mới
2,5

Giải quyết một chủ đề

Trong một số loại nhóm, bạn có thể giải quyết chủ đề bằng cách chọn Câu trả lời hay nhất (cho câu hỏi trong diễn đàn Hỏi & Đáp) hoặc đánh dấu chủ đề là Hoàn thành (để thảo luận trong Hộp thư chung kết). Chỉ cần mở chủ đề và nhấp vào Đánh dấu là hoàn thành hoặc Đánh dấu là câu trả lời hay nhất trên bài đăng thích hợp.

Giải quyết một chủ đề
2,6

Xóa bài đăng trong một chủ đề

Để xóa bài đăng bạn đã tạo, hãy mở rộng bài đăng. Sau đó nhấp vào mũi tên Xuống arrow_drop_down và chọn Xóa bài đăng . Những người đang xem chủ đề sẽ thấy thông báo rằng bài đăng đã bị xóa nhưng họ sẽ không thấy bài đăng đó là ai.

Xóa bài đăng trong một chủ đề
3

Tạo một nhóm

Tạo nhóm dễ dàng. Sau khi bạn biết loại nhóm bạn muốn tạo, chỉ cần điền một số thông tin cơ bản và bạn đã sẵn sàng.

Trong phần này, bạn sẽ học cách:

3.1

Chọn loại nhóm của bạn

Bạn có thể tạo bất kỳ loại nhóm nào khác nhau, tùy thuộc vào mục đích của nhóm. Các loại nhóm phổ biến nhất là danh sách email, diễn đàn web và Hỏi & Đáp và hộp thư đến cộng tác.

Loại nhóm

Sự miêu tả

Ví dụ sử dụng

Loại nhóm

Danh sách email

Sự miêu tả

Các nhóm danh sách email là danh sách gửi thư. Tạo địa chỉ email mới để mọi người trong tổ chức của bạn có thể gửi tin nhắn cho mọi người trong nhóm của bạn cùng một lúc.

Ví dụ sử dụng

Dành cho các nhóm thường xuyên chia sẻ thông tin qua email.

Loại nhóm

Diễn đàn web

Sự miêu tả

Tạo một Nhóm về một chủ đề cụ thể mà bất kỳ ai trong tổ chức của bạn đều có thể tham gia.

Ví dụ sử dụng

Cộng đồng trực tuyến cho những người trong tổ chức của bạn có sở thích, chuyên môn hoặc chức năng công việc tương tự.

Loại nhóm

Diễn đàn Q & A

Sự miêu tả

Các chuyên gia sản phẩm và khách hàng hiểu biết có thể giúp trả lời các câu hỏi thường gặp về sản phẩm của bạn và đánh dấu các câu trả lời hay nhất cho web. Câu trả lời được lưu trữ dưới dạng cơ sở tri thức cho các khách hàng khác.

Ví dụ sử dụng

Diễn đàn trực tuyến cho khách hàng để hỏi và trả lời các câu hỏi về sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.

Loại nhóm

Hộp thư cộng tác

Sự miêu tả

Thành viên của một nhóm có thể nhận và trả lời các yêu cầu qua email bằng cách sử dụng một địa chỉ chung, chẳng hạn như support @ your_company.com . Chỉ định tin nhắn gửi đến các thành viên nhóm, trạng thái theo dõi, phân loại bài đăng để chúng dễ tìm thấy sau này và hơn thế nữa.

Ví dụ sử dụng

Đối với các nhóm sử dụng email để xử lý vé hỗ trợ, yêu cầu bán hàng hoặc các yêu cầu khác từ đồng nghiệp hoặc khách hàng.

3.2

Tạo nhóm của bạn và đặt quyền cơ bản

Lưu ý đối với tài khoản G Suite: Để tìm hoặc tạo các diễn đàn web trong tổ chức của bạn không công khai, hãy truy cập Groups và nhấp vào Nhóm của tôi > Chuyển đổi chế độ xem tổ chức thành "yourdomain.com" trước khi thực hiện các tác vụ sau.

Sau khi bạn biết loại nhóm bạn muốn tạo, bạn đã sẵn sàng để tạo nhóm.

  1. Trên cửa sổ Nhóm nhà, nhấp vào TẠO NHÓM .
  2. Điền thông tin trên trang, chẳng hạn như tên nhóm, địa chỉ email của nhóm và loại nhóm của bạn.
  3. Trong Quyền cơ bản , chỉ định ai có thể xem chủ đề, đăng bài và tham gia nhóm bằng cách chỉ định vai trò:
  • Thành viên —Có thể đăng bài lên nhóm.
  • Người quản lý —Có thể đăng bài lên nhóm. Có thể phê duyệt, thêm hoặc xóa thành viên.
  • Chủ sở hữu —Tạo nhóm và thêm thành viên. Theo mặc định, người tạo của nhóm là chủ sở hữu nhưng bạn cũng có thể thêm chủ sở hữu khác.
  • Nhấp vào TẠO .
  • Tạo nhóm của bạn và đặt quyền cơ bản
    3,3

    Mời thành viên

    Sau khi tạo nhóm của bạn, hãy thêm mọi người vào nhóm bằng cách mời họ tham gia hoặc tự thêm họ.

    1. Trên trang Chủ đề, nhấp vào Quản lý .
    2. Trong Thành viên , nhấp Mời thành viên để mời mọi người tham gia hoặc nhấp vào Trực tiếp thêm thành viên để tự thêm họ.
    3. Nhập địa chỉ email.

      Lưu ý: Nếu bạn không thể thêm người bên ngoài công ty, hãy xem quản trị viên G Suite của bạn.

    4. Viết tin nhắn mời.
    5. Nhấp vào Gửi lời mời để mời thành viên mới hoặc Thêm để trực tiếp thêm thành viên.
    Mời thành viên
    4

    Cộng tác với nhóm của bạn

    Vì bạn có thể sử dụng một địa chỉ email để tiếp cận mọi người cùng một lúc, giờ đây bạn có thể dễ dàng gửi tin nhắn, gửi lời mời trên lịch và chia sẻ tài liệu với toàn bộ nhóm của mình. Dưới đây là một số cách hàng đầu để sử dụng Groups với các sản phẩm G Suite khác để cộng tác tốt hơn:

    Trong phần này, bạn sẽ học cách:

    4.1

    Gửi email cho một nhóm

    Trong bạn Gmail cửa sổ Soạn thư của trường Đến, thay vì thêm địa chỉ email mỗi thành viên trong nhóm đến email của bạn, chỉ cần nhập địa chỉ của nhóm là một người nhận.

    Gửi email cho một nhóm
    4.2

    Mời một nhóm tham gia sự kiện lịch

    1. Truy cập Lịch Google và tạo sự kiện.
    2. Trên tab Khách , hãy truy cập Thêm khách và thêm danh sách gửi thư của Nhóm Google.
    3. Nhấp vào LƯU .
    4. Nhấp vào Gửi để thông báo cho khách.
    Mời một nhóm tham gia sự kiện lịch
    4.3

    Chia sẻ Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày và Biểu mẫu

    Để chia sẻ tệp Google với một nhóm — như tài liệu, bảng tính hoặc bản trình bày trực tuyến — hãy mở tệp và nhấp vào Chia sẻ . Sau đó, nhập địa chỉ email của nhóm.

    Những người bạn thêm vào nhóm sau cũng có thể truy cập tài liệu. Tương tự, nếu bạn xóa thành viên khỏi nhóm, người đó sẽ không còn quyền truy cập vào bất kỳ nội dung nào bạn đã chia sẻ với nhóm.

    Chia sẻ Google Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày và Biểu mẫu
    5

    Quản lý nhóm

    Bạn có thể thuộc về rất nhiều nhóm và có quyền truy cập nhiều hơn. May mắn thay, thật dễ dàng để tổ chức và quản lý nhóm của bạn.

    Trong phần này, bạn sẽ học cách:

    5.1

    Đánh dấu các nhóm là mục yêu thích

    Nếu bạn thuộc về nhiều nhóm, bạn có thể truy cập các nhóm được sử dụng thường xuyên nhất của mình bằng Mục yêu thích . Để thêm nhóm vào Mục yêu thích của bạn, chỉ cần nhấp vào biểu tượng ngôi sao của nhóm.

    Lưu ý: Nếu bạn nhấp vào Được gắn dấu sao trong khu vực điều hướng bên trái, bạn sẽ thấy các chủ đề và bài đăng được gắn dấu sao (chứ không phải nhóm). Các nhóm có gắn dấu sao được tìm thấy trong Mục yêu thích .

    Đánh dấu các nhóm là mục yêu thích
    5,2

    Xem và chỉnh sửa cài đặt thành viên

    Tất cả các nhóm mà bạn thuộc về được liệt kê trên trang Nhóm cá nhân của tôi . Nếu bạn quản lý hoặc sở hữu một nhóm, nhóm đó được chỉ định bên cạnh tên của nhóm.

    Bạn có nhận được quá nhiều email cho một nhóm cụ thể không? Bạn có thể chọn nhận bản tóm tắt các tin nhắn được gửi đến một nhóm một lần mỗi ngày thay vì nhận riêng từng tin nhắn. Hoặc, có lẽ bạn muốn chỉ đọc tin nhắn trong kho lưu trữ thảo luận của nhóm (trang diễn đàn) thay vì nhận tin nhắn trong hộp thư đến của bạn.

    Thay đổi tùy chọn email của bạn hoặc hủy đăng ký từ một nhóm:

    1. Truy cập trang Nhóm của tôi .
    2. Chọn tùy chọn đăng ký email.
    3. Nhấp vào Rời khỏi nhóm này để hủy đăng ký.

    Nếu bạn là chủ sở hữu của một nhóm và bạn đang rời khỏi, hãy chuyển quyền sở hữu nhóm của bạn cho người khác .

    Xem và chỉnh sửa cài đặt thành viên

    Bước tiếp theo

    Thử ngay bây giờ

    Nhận thêm đào tạo

    Tạo câu trả lời soạn trước cho Q & A nhanh, chia sẻ nội dung với nhiều người bằng một địa chỉ, tạo bảng tin ảo và hơn thế nữa.