Tạo kế hoạch dự án động với Trang tính

Cần một cách nhanh chóng để phân chia công việc, phân công nhiệm vụ, theo dõi ngày đến hạn và nhận cập nhật trạng thái trên một dự án? Theo dõi, cập nhật và cộng tác trên các tác vụ dự án với nhóm của bạn trong bảng tính được chia sẻ bằng Google Trang tính.

Tạo kế hoạch dự án động với Trang tính
1

Thiết lập kế hoạch dự án của bạn

Bắt đầu bằng cách tạo kế hoạch dự án của bạn và thêm tất cả thông tin bạn muốn chụp từ nhóm của mình.

Trong phần này, bạn sẽ học cách:

1.1

Tạo bảng tính dự án

  1. Trong Google Drive , nhấp vào Mới > Google Trang tính .
  2. Nhấp vào Bảng tính chưa có tiêu đề và nhập tiêu đề mới cho kế hoạch dự án của bạn.
  3. Thêm tiêu đề cột. Ví dụ: bạn có thể theo dõi các tác vụ cho một dự án và bao gồm các cột cho chủ sở hữu nhiệm vụ, ngày đến hạn, trạng thái và nhận xét.
  4. Thêm nội dung vào trang tính để theo dõi kế hoạch dự án. Sau khi bạn chia sẻ trang tính, những người khác cũng có thể thêm nội dung.
Tạo bảng tính dự án
1,2

Chèn mô tả tác vụ

Nếu tiêu đề cột hoặc tác vụ của bạn cần giải thích thêm một chút, hãy thêm ghi chú mô tả.

  1. Chọn cột hoặc ô mà bạn muốn thêm ghi chú.
  2. Chọn Chèn > Ghi chú .
  3. Nhập mô tả của bạn.
  4. Nhấp vào bất kỳ đâu bên ngoài ghi chú để đóng ghi chú đó.
Chèn mô tả tác vụ
1,3

Tạo danh sách thả xuống trong một ô

Cho phép mọi người chọn từ các tùy chọn trong danh sách thả xuống. Ví dụ: để theo dõi tiến độ trong kế hoạch dự án, hãy tạo cột "Trạng thái" với các tùy chọn như Không bắt đầu, Đang tiến hành hoặc Hoàn thành.

Tạo danh sách thả xuống trong một ô:

  1. Chọn cột mà bạn muốn thêm các lựa chọn.
  2. Nhấp vào Dữ liệu > Xác thực dữ liệu .
  3. Bên cạnh Tiêu chí , chọn Danh sách các mục .
  4. Nhập các lựa chọn được phân tách bằng dấu phẩy.
  5. Nhấp vào Lưu .
  6. (Tùy chọn) Để xem các lựa chọn, hãy nhấp vào mũi tên trong ô bên dưới cột.
Giới hạn lựa chọn
1,4

Thiết lập trình theo dõi tiến trình

Xem các tác vụ dự án của bạn đang tiến triển như thế nào trong nháy mắt với các quy tắc định dạng có điều kiện. Ví dụ: thêm màu sắc để thực hiện các tác vụ đã hoàn thành nổi bật so với các tác vụ chưa được bắt đầu hoặc đang được tiến hành.

Thiết lập trình theo dõi tiến trình:

  1. Chọn cột mà bạn muốn áp dụng các quy tắc định dạng.
  2. Chọn Định dạng > Định dạng có điều kiện .
  3. Thiết lập các quy tắc. Trong ví dụ này, bạn chỉ định một màu khác nhau cho các tác vụ là Hoàn tất , Không bắt đầu hoặc Đang tiến hành :
  4. một Trên tab Màu đơn , trong Định dạng ô nếu , hãy chọn Văn bản chứa .

    b Trong hộp bên dưới văn bản chứa , hãy nhập hoàn thành .

    c Trong Kiểu định dạng , bấm vào danh sách để chọn nếu bạn muốn nền hoặc văn bản được tô màu.

    d (Tùy chọn) Nhấp vào Định dạng màu văn bản_color_text hoặc Fill color format_color_fill để gán màu văn bản hoặc màu nền tùy chỉnh. Nếu cần, bạn có thể chỉ định màu cho văn bản và màu cho nền.

    e (Tùy chọn) Nhấp vào Thêm quy tắc khác và thực hiện theo các bước tương tự để thêm các quy tắc khác. Ví dụ: chỉ định nền màu đỏ cho Không bắt đầu tác vụ và nền màu cam để Thực hiện tác vụ.

    f Nhấp vào Xong .

Thiết lập trình theo dõi tiến trình
1,5

Thêm thông báo

Luôn cập nhật các cập nhật dự án và thay đổi trạng thái bằng thông báo qua email. Bạn sẽ biết khi nào một người nào đó đã thay đổi kế hoạch dự án của bạn, người đã thực hiện thay đổi, khi họ thực hiện nó và những gì đã thay đổi. Bạn cũng có thể chọn tần suất bạn muốn được thông báo.

Thêm thông báo:

  1. Trong bảng tính, chọn Công cụ > Quy tắc thông báo .
  2. Chọn thời gian và tần suất bạn muốn nhận thông báo.
  3. Nhấp vào Lưu .
  4. Nhấp vào Xong .
Thêm thông báo
2

Cộng tác với nhóm của bạn

Bây giờ bạn đã sẵn sàng chia sẻ kế hoạch dự án với nhóm của bạn và bắt đầu cộng tác.

Trong phần này, bạn sẽ học cách:

2.1

Khóa nội dung quan trọng

Đôi khi có các phần nội dung bạn không muốn nhóm của mình chỉnh sửa. Đảm bảo nội dung nhất định được bảo vệ để không thể chỉnh sửa hoặc chỉ có thể chỉnh sửa bởi những người cụ thể.

Khóa nội dung quan trọng:

  1. Chọn các ô bạn muốn bảo vệ.
  2. Nhấp vào Dữ liệu > Trang tính và dải ô được bảo vệ .
  3. Nhấp vào Đặt quyền .
  4. Thực hiện một trong các tùy chọn sau:
  • Để hạn chế bất kỳ thay đổi nào đối với một số người nhất định, hãy chọn Giới hạn người có thể chỉnh sửa phạm vi này và chọn người có thể chỉnh sửa ô.
  • Để hiển thị cảnh báo để cảnh báo mọi người trước khi họ thực hiện thay đổi, hãy chọn Hiển thị cảnh báo khi chỉnh sửa dải ô này .
  • Nhấp vào Xong .
  • Khóa nội dung quan trọng
    2.2

    Tạo Nhóm Google cho nhóm của bạn

    Để gửi email cho nhóm của bạn bằng một địa chỉ email duy nhất và đơn giản hóa việc chia sẻ, hãy thiết lập danh sách email Google Groups.

    Khi bạn thêm người mới vào nhóm của mình, họ sẽ tự động có quyền truy cập vào nội dung bạn đã chia sẻ trước đó với nhóm. Tương tự, nếu bạn xóa người nào đó khỏi một nhóm, người đó sẽ không còn quyền truy cập vào bất kỳ nội dung nào mà bạn đã chia sẻ với nhóm.

    Tạo một Nhóm Google:

    1. Trong nhóm , hãy nhấp vào TẠO GROUP .
    2. Nhập tên nhóm và địa chỉ email nhóm.
    3. Đối với loại nhóm, chọn Danh sách email .
    4. Chỉ định ai có thể xem chủ đề, đăng bài và tham gia nhóm bằng cách chỉ định vai trò:
    • Thành viên —Có thể đăng bài lên nhóm.
    • Người quản lý —Có thể đăng bài lên nhóm. Có thể phê duyệt, thêm hoặc xóa thành viên.
    • Chủ sở hữu —Có thể thêm thành viên. Theo mặc định, người tạo của nhóm là chủ sở hữu nhưng bạn cũng có thể thêm chủ sở hữu khác.
  • Nhấp vào TẠO .
  • Nhấp vào Mời mọi người tham gia nhóm .
  • Nhập địa chỉ email của những người bạn muốn mời tham gia nhóm.
  • Nhấp vào Gửi lời mời .
  • Tạo Nhóm Google cho nhóm của bạn
    2.3

    Chia sẻ bảng tính với nhóm của bạn

    Tiếp theo, chia sẻ kế hoạch dự án với các thành viên trong nhóm của bạn (hoặc với nhóm bạn đã tạo cho nhóm của bạn).

    Chia sẻ tệp bạn sở hữu hoặc có thể chỉnh sửa:

    1. Mở tệp bạn muốn chia sẻ.
    2. Nhấp vào Chia sẻ .
    3. Nhập địa chỉ email riêng lẻ (hoặc chỉ địa chỉ Google Groups của nhóm dự án của bạn).
    4. Chọn loại quyền truy cập bạn muốn cấp cho mọi người:
      • Có thể chỉnh sửa —Collaborators có thể thêm và chỉnh sửa nội dung hoặc thêm nhận xét. Nếu bạn muốn các thành viên trong nhóm tự cập nhật bản thân kế hoạch dự án, hãy chọn tùy chọn này.
      • Có thể nhận xét —Collaborators có thể thêm nhận xét nhưng không thể chỉnh sửa nội dung.
      • Có thể xem —Mọi người có thể xem tệp nhưng không thể chỉnh sửa hoặc thêm nhận xét.
    5. (Tùy chọn) Thêm ghi chú mô tả kế hoạch dự án.
    6. Nhấp vào Gửi .

    Mọi người mà bạn chia sẻ tệp sẽ nhận được email có liên kết tới tệp đó. Nếu bạn cho phép các thành viên trong nhóm của bạn chỉnh sửa quyền truy cập, họ có thể:

    • Thêm hoặc cập nhật nội dung, như công việc, chủ sở hữu và ngày đến hạn.
    • Lọc nội dung để hiển thị những gì họ quan tâm.
    • Chèn nhận xét được gửi đến những người cụ thể.
    • Cập nhật trạng thái cho các tác vụ.
    • Thêm ghi chú mô tả vào tác vụ.
    Chia sẻ bảng tính với nhóm của bạn
    2,4

    Sắp xếp thông tin bằng cách lọc

    Bạn chỉ muốn xem các tác vụ được giao cho bạn hoặc đến hạn vào một ngày cụ thể? Tạo chế độ xem bộ lọc. Lưu nó để sử dụng sau này hoặc gửi email cho một thành viên trong nhóm một liên kết tới chế độ xem để họ có thể tập trung vào những gì quan trọng đối với bạn.

    Tạo chế độ xem bộ lọc:

    1. Chọn Dữ liệu> Lọc quan điểm> Create xem bộ lọc mới.
    2. Ở trên cùng, nhấp vào bên cạnh Tên và nhập tên cho chế độ xem bộ lọc.
    3. Nhấp vào mũi tên trong tiêu đề cột và chọn tùy chọn để sắp xếp và lọc dữ liệu.
    4. (Tùy chọn) Để gửi email liên kết đến chế độ xem bộ lọc, hãy sao chép URL và dán vào email.
    5. Ở trên cùng bên phải, nhấp vào Đóng gần để đóng chế độ xem bộ lọc của bạn. Chế độ xem bộ lọc của bạn được lưu tự động.
    Sắp xếp thông tin bằng cách lọc
    2,5

    Thêm nhận xét và phản hồi được nhắm mục tiêu

    Nếu bạn muốn phản hồi về một tác vụ cụ thể, có câu hỏi hoặc cần chỉ định tác vụ cho ai đó, hãy thêm nhận xét trong bảng tính của bạn.

    Thêm nhận xét trong bảng tính của bạn:

    1. Chọn ô mà bạn muốn thêm nhận xét.
    2. Nhấp vào Chèn nhận xét Nhận xét chèn tài liệu .
    3. (Tùy chọn) Để hướng nhận xét của bạn đến một người cụ thể, hãy nhập dấu cộng (+) theo sau là địa chỉ email của họ. Người đó sẽ nhận được email có nhận xét của bạn và liên kết tới tệp.
    4. Nhập nhận xét của bạn vào hộp.
    5. Nhấp vào Nhận xét .
    Thêm nhận xét và phản hồi được nhắm mục tiêu
    3

    Làm được nhiều việc hơn với G Suite

    G Suite mạnh hơn khi bạn sử dụng các sản phẩm với nhau như một gói. Dưới đây là một số cách chính để làm việc nhanh hơn và cộng tác tốt hơn trong kế hoạch dự án của bạn.

    Trong phần này, bạn sẽ học cách:

    3.1

    Đính kèm kế hoạch dự án của bạn với các cuộc họp nhóm

    Đảm bảo mọi người đều có bản sao kế hoạch dự án mới nhất trước cuộc họp — đính kèm kế hoạch dự án của bạn vào lời mời họp của Lịch Google. Thành viên nhóm, cả ở chỗ và từ xa, có thể truy cập và cập nhật nó trong thời gian thực. Bạn thậm chí có thể dành vài phút đầu tiên của cuộc họp nhận cập nhật trạng thái từ mọi người và cập nhật kế hoạch dự án tương ứng.

    Đính kèm gói dự án của bạn vào thư mời Lịch:

    1. Trong Lịch , hãy mở sự kiện của bạn.
    2. Trong trường Mô tả sự kiện , nhấp vào Thêm tệp đính kèm attach_file .
    3. Chọn bảng tính kế hoạch dự án và nhấp vào Chọn .
    4. Nhấp vào LƯU .
    Đính kèm kế hoạch dự án của bạn với các cuộc họp nhóm
    3.2

    Trình bày kế hoạch dự án qua cuộc gọi điện video

    Trình bày kế hoạch dự án của bạn trong các cuộc họp nhóm của bạn để mọi người, kể cả các thành viên ở xa, đều ở cùng một trang.

    Trình bày kế hoạch dự án của bạn:

    1. Trong Drive , hãy mở gói dự án của bạn.
    2. Trong Hangouts Meet , nhấp vào Hiện tại và chọn nội dung chia sẻ:
      • Toàn bộ màn hình của bạn
      • Cửa sổ
    3. Chọn Chia sẻ .
    4. Để ngừng hiển thị, hãy nhấp vào Dừng chia sẻ hoặc ở góc dưới cùng, nhấp Bạn đang trình bày > Hủy bản trình bày của bạn .
    Trình bày kế hoạch dự án qua cuộc gọi điện video
    3,3

    Nhúng kế hoạch dự án vào site nhóm của bạn

    Chia sẻ bản sao chính của kế hoạch dự án của bạn trên trang web nhóm của bạn. Các cập nhật cho bảng tính sẽ tự động xuất hiện trên trang web của bạn.

    Nhúng kế hoạch dự án của bạn vào site nhóm của bạn:

    1. Trong Google Sites , mở trang trên trang web của bạn nơi bạn muốn nhúng bảng tính.
    2. Ở đầu trang, nhấp vào Chèn > Trang tính .
    3. Chọn gói dự án của bạn và nhấp vào Chèn .
    Nhúng kế hoạch dự án vào trang web nhóm của bạn
    3,4

    Truy cập và chỉnh sửa khi đang di chuyển

    Khi bạn rời khỏi bàn làm việc, bạn vẫn có thể xem và chỉnh sửa kế hoạch dự án của mình trên điện thoại hoặc máy tính bảng. Chỉ cần tải xuống ứng dụng Trang tính. Mọi thay đổi bạn thực hiện sẽ tự động đồng bộ hóa với web và tất cả các thiết bị khác của bạn, vì vậy bạn luôn được cập nhật, ở mọi nơi.

    Trên thiết bị Android:

    1. Chạm vào biểu tượng Google Play .
    2. Tìm và cài đặt ứng dụng Google Trang tính.

    Trên thiết bị iOS:

    1. Chạm vào biểu tượng App Store .
    2. Tìm và cài đặt ứng dụng Google Trang tính.
    Truy cập và chỉnh sửa khi đang di chuyển

    Bước tiếp theo

    Thử ngay bây giờ

    Tạo bản sao của mẫu kế hoạch dự án này để thử dùng Trang tính.

    Nhận thêm đào tạo

    Khám phá nhiều cách để phối hợp tốt hơn với Sheets-chỉnh sửa Microsoft ® Excel ® bảng tính mà không cần cài đặt Office, chuyển sang phiên bản trước đó của bảng tính, truy cập ngoại tuyến công việc của bạn, và nhiều hơn nữa.