Learning CenterBạn có thể làm gì với Drive nhóm?
Drive nhóm là không gian được chia sẻ, nơi các nhóm có thể dễ dàng lưu trữ, tìm kiếm và truy cập tệp của họ ở mọi nơi, từ mọi thiết bị.
Không giống như các tệp trong Ổ của tôi, các tệp trong Drive nhóm thuộc về nhóm thay vì một cá nhân. Ngay cả khi các thành viên rời khỏi, các tệp vẫn chính xác vị trí của chúng để nhóm của bạn có thể tiếp tục chia sẻ thông tin và hoàn thành công việc.
Lưu ý: Drive nhóm khả dụng với phiên bản G Suite Enterprise, Business hoặc Education .
Những gì bạn cần:
account_circle tài khoản G Suite
lên lịch 10 phút
Thiết lập Drive nhóm
Bắt đầu bằng cách thiết lập Drive nhóm và thêm thành viên.
Trong phần này, bạn sẽ học cách:
Tạo Drive nhóm
- Mở Google Drive .
- Ở bên trái, nhấp vào Drive nhóm .
- Ở trên cùng, nhấp .
- Nhập tên và nhấp vào Tạo .
Lưu ý: Nếu bạn không thể tạo Drive nhóm mới, Drive nhóm có thể không được bật. Liên hệ với quản trị viên G Suite của bạn.
Thêm thành viên và đặt quyền
Khi bạn thêm thành viên mới, họ được cấp quyền truy cập đầy đủ để tải lên, chỉnh sửa và xóa tệp. Thành viên truy cập đầy đủ cũng có thể mời các thành viên khác. Nếu cần, bạn có thể thay đổi cấp phép của thành viên.
Giấy phép
Toàn quyền truy cập
Chỉnh sửa quyền truy cập
Quyền truy cập nhận xét
Xem quyền truy cập
Giấy phép
Có thể xem tệp và thư mục
Toàn quyền truy cập
kiểm tra
Chỉnh sửa quyền truy cập
kiểm tra
Quyền truy cập nhận xét
kiểm tra
Xem quyền truy cập
kiểm tra
Giấy phép
Có thể nhận xét về tệp
Toàn quyền truy cập
kiểm tra
Chỉnh sửa quyền truy cập
kiểm tra
Quyền truy cập nhận xét
kiểm tra
Xem quyền truy cập
tẩy
Giấy phép
Có thể chỉnh sửa tệp
Toàn quyền truy cập
kiểm tra
Chỉnh sửa quyền truy cập
kiểm tra
Quyền truy cập nhận xét
tẩy
Xem quyền truy cập
tẩy
Giấy phép
Có thể tạo và tải lên tệp, có thể tạo thư mục
Toàn quyền truy cập
kiểm tra
Chỉnh sửa quyền truy cập
kiểm tra
Quyền truy cập nhận xét
tẩy
Xem quyền truy cập
tẩy
Giấy phép
Có thể thêm hoặc xóa mọi người với tư cách thành viên của Drive nhóm
Toàn quyền truy cập
kiểm tra
Chỉnh sửa quyền truy cập
tẩy
Quyền truy cập nhận xét
tẩy
Xem quyền truy cập
tẩy
Giấy phép
Có thể thay đổi quyền thành viên
Toàn quyền truy cập
kiểm tra
Chỉnh sửa quyền truy cập
tẩy
Quyền truy cập nhận xét
tẩy
Xem quyền truy cập
tẩy
Giấy phép
Có thể thêm người vào các tệp cụ thể
Toàn quyền truy cập
kiểm tra
Chỉnh sửa quyền truy cập
kiểm tra
Quyền truy cập nhận xét
tẩy
Xem quyền truy cập
tẩy
Giấy phép
Có thể di chuyển tệp và thư mục
Toàn quyền truy cập
kiểm tra
Chỉnh sửa quyền truy cập
tẩy
Quyền truy cập nhận xét
tẩy
Xem quyền truy cập
tẩy
Giấy phép
Có thể xóa tệp và thư mục
Toàn quyền truy cập
kiểm tra
Chỉnh sửa quyền truy cập
tẩy
Quyền truy cập nhận xét
tẩy
Xem quyền truy cập
tẩy
Giấy phép
Có thể khôi phục tệp từ thùng rác
Toàn quyền truy cập
kiểm tra
Chỉnh sửa quyền truy cập
kiểm tra
Quyền truy cập nhận xét
tẩy
Xem quyền truy cập
tẩy
Thêm thành viên và đặt quyền:
Yêu cầu quyền truy cập đầy đủ
- Ở bên trái, nhấp vào Drive nhóm.
- Ở trên cùng, dưới tên Drive nhóm, nhấp vào + Thêm thành viên .
- Thêm tên, địa chỉ email hoặc nhóm từ Google Groups.
- (Tùy chọn) Để thay đổi quyền từ Toàn quyền truy cập , bên cạnh Đầy đủ , hãy nhấp vào Mũi tên xuống arrow_drop_down và chọn quyền mới.
- (Tùy chọn) Nhập tin nhắn.
- (Tùy chọn) Nếu bạn không muốn gửi thông báo cho các thành viên mới, hãy chọn hộp Bỏ qua gửi thông báo .
- Nhấp vào Gửi hoặc Thêm .
Thay đổi quyền thành viên
Yêu cầu quyền truy cập đầy đủ
- Ở bên trái, nhấp vào Drive nhóm.
- Ở trên cùng, bên cạnh tên Drive nhóm, nhấp vào Mũi tên xuống arrow_drop_down > Quản lý thành viên .
- Bên cạnh tên của thành viên, nhấp vào Mũi tên xuống arrow_drop_down và chọn quyền mới.
- Nhấp vào Xong .
Xóa thành viên
Yêu cầu quyền truy cập đầy đủ
- Ở bên trái, nhấp vào Drive nhóm.
- Ở trên cùng, bên cạnh tên Drive nhóm, nhấp vào Mũi tên xuống arrow_drop_down > Quản lý thành viên .
- Bên cạnh tên của thành viên, nhấp vào Mũi tên xuống arrow_drop_down và chọn Xóa thành viên .
- Nhấp vào Xong .
Lưu ý: Nếu bạn xóa ai đó khỏi Drive nhóm, họ có thể vẫn có quyền truy cập vào các tệp được chia sẻ theo các cách khác, chẳng hạn như tệp được chia sẻ với mọi người trong tổ chức của bạn bằng liên kết hoặc thông qua một nhóm.
Thêm tệp và thư mục
Bây giờ, hãy thêm tệp vào Drive nhóm của bạn.
Trong phần này, bạn sẽ học cách:
Tạo thư mục
Tạo một thư mục mới:
- Ở bên trái, nhấp vào Drive nhóm hoặc thư mục hiện có.
- Nhấp chuột > Thư mục .
- Nhập tên thư mục và nhấp vào .
Lưu ý: Để di chuyển các thư mục vào Drive nhóm đã được lưu trữ trong Drive của tôi hoặc Drive nhóm khác, hãy liên hệ với quản trị viên G Suite của bạn.
Tải lên thư mục hiện có từ máy tính của bạn:
- Ở bên trái, nhấp vào thư mục Drive nhóm.
- Trên máy tính của bạn, kéo thư mục hiện có vào Drive nhóm. Hoặc, nhấp > Tải lên thư mục . Điều hướng đến thư mục và mở nó.
Thêm và chỉnh sửa tệp
Yêu cầu ít nhất quyền truy cập chỉnh sửa
Bất kỳ tệp nào bạn thêm đều thuộc sở hữu của nhóm. Nếu bạn rời khỏi Drive nhóm, các tệp của bạn sẽ vẫn còn.
- Ở bên trái, nhấp vào thư mục Drive nhóm.
- Kéo tệp hiện có để tải tệp lên từ máy tính của bạn. Hoặc, nhấp vào Mới và chọn một tùy chọn:
- Để tạo tệp, hãy chọn loại tệp bạn muốn tạo, chẳng hạn như Google Documents .
- Để tải lên một tệp, hãy chọn Tải tệp lên . Điều hướng đến tệp và mở tệp đó.
- Bấm đúp vào một tệp để mở và chỉnh sửa nó.
Lưu ý: Để lưu trữ và truy cập tệp trên máy tính của bạn, hãy sử dụng Drive File Stream. Xem Bắt đầu với Drive .
Sắp xếp tệp
Sau khi bạn thêm tệp, bạn có thể sắp xếp chúng.
Trong phần này, bạn sẽ học cách:
Gắn dấu sao tệp quan trọng
Gắn cờ các tệp hoặc thư mục quan trọng để nhanh chóng tìm thấy chúng sau này. Chỉ cần nhấp chuột phải vào tệp hoặc thư mục và chọn Thêm dấu sao .
Để xem tất cả các tệp và thư mục được gắn dấu sao của bạn, ở bên trái, nhấp vào Được gắn dấu sao .
Di chuyển tệp
Để di chuyển tệp từ Drive của tôi vào Drive nhóm hoặc giữa Drive nhóm, hãy kéo tệp vào thư mục Drive nhóm đích. Để di chuyển thư mục, hãy liên hệ với quản trị viên G Suite của bạn.
Di chuyển tệp từ Drive của tôi sang Drive nhóm:
Bạn có thể di chuyển bất kỳ tệp nào bạn sở hữu vào Drive nhóm, cho dù đó là tệp từ một vị trí Drive khác hoặc từ máy tính hoặc thiết bị di động của bạn.
Nếu bạn không phải là chủ sở hữu tệp trong Drive của tôi nhưng có quyền Chỉnh sửa có thể , bạn có thể di chuyển tệp đó vào Drive nhóm, nếu:
- Quản trị viên G Suite của bạn đã bật tùy chọn này.
- Chủ sở hữu tệp là thành viên của Drive nhóm nơi bạn muốn di chuyển tệp.
Nếu không, bạn cần yêu cầu chủ sở hữu di chuyển tệp vào Drive nhóm.
Di chuyển tệp giữa Drive nhóm:
Để di chuyển tệp giữa Drive nhóm, bạn cần có quyền truy cập đầy đủ vào Drive nhóm ban đầu và ít nhất là chỉnh sửa quyền truy cập vào Drive nhóm đích.
Xóa hoặc khôi phục tệp
Xóa tệp:
Yêu cầu quyền truy cập đầy đủ
Nếu bạn xóa tệp trong Drive nhóm, tệp sẽ xóa tệp cho mọi người.
Nhấp vào tệp bạn muốn xóa và ở trên cùng, nhấp vào Xóa thùng rác.
Khôi phục tệp:
Yêu cầu ít nhất quyền truy cập chỉnh sửa
- Ở bên trái, nhấp vào Drive nhóm.
- Ở trên cùng, bên cạnh tên Drive nhóm, nhấp vào Mũi tên xuống arrow_drop_down > Xem thùng rác .
- Nhấp vào tệp> Khôi phục lịch sử .
Tìm kiếm tệp
Tìm kiếm trong Drive nhóm hoặc thư mục:
- Trong hộp tìm kiếm, nhấp vào Mũi tên xuống arrow_drop_down .
- Trong Vị trí , nhấp vào Mọi nơi .
- Nhấp đúp vào Drive nhóm và chọn Drive nhóm hoặc thư mục.
- Nhấp vào .
- Nhập cụm từ tìm kiếm của bạn và nhấp vào .
Chia sẻ và cộng tác
Mọi tệp bạn đưa vào Drive nhóm sẽ tự động được chia sẻ với các thành viên của Drive nhóm. Bất kỳ thành viên nào cũng có thể chia sẻ tệp Drive nhóm với những người không phải là thành viên trừ khi bạn hạn chế quyền chia sẻ.
Trong phần này, bạn sẽ học cách:
Chia sẻ tệp
Yêu cầu ít nhất quyền truy cập chỉnh sửa
Cũng giống như trong Drive, có nhiều cách khác nhau để chia sẻ tệp trong Drive nhóm với những người không phải là thành viên của Drive nhóm.
Lưu ý: Khả năng chia sẻ tệp của bạn có thể bị giới hạn bởi tổ chức của bạn. Hãy hỏi quản trị viên G Suite của bạn để biết thêm thông tin.
Chia sẻ tệp với các cá nhân hoặc nhóm:
- Trong Drive nhóm, nhấp vào tệp bạn muốn chia sẻ.
- Ở trên cùng, nhấp vào Chia sẻ person_add .
- Thêm tên, địa chỉ email hoặc nhóm từ Google Groups.
- (Tùy chọn) Để thay đổi quyền từ Chỉnh sửa , hãy nhấp vào Mũi tên xuống arrow_drop_down và chọn một quyền khác.
- (Tùy chọn) Thêm tin nhắn.
- (Tùy chọn) Nếu bạn không muốn gửi thông báo, hãy chọn hộp Bỏ qua gửi thông báo .
- Nhấp vào Gửi hoặc Thêm .
Nếu bạn đặt quyền cho Nhận xét hoặc Chế độ xem và bạn có quyền truy cập đầy đủ , bạn có thể ngăn mọi người tải xuống, in và sao chép các tệp được chia sẻ .
Chia sẻ liên kết:
Để tạo tệp có thể truy cập rộng rãi và tránh quản lý quyền truy cập trong tổ chức của bạn, bạn có thể chia sẻ tệp với liên kết. Bất kỳ ai trong tổ chức của bạn nhận liên kết đều có thể truy cập tệp. Theo tùy chọn, bạn có thể cho phép người dùng khác chia sẻ liên kết với những người không thuộc tổ chức của bạn.
- Trong Drive nhóm, nhấp vào tệp bạn muốn chia sẻ.
- Ở trên cùng, nhấp vào Chia sẻ person_add .
- Nhấp vào Ai có quyền truy cập .
- Bên cạnh Chia sẻ liên kết tắt , nhấp vào Mũi tên xuống expand_more .
- Bên cạnh Chia sẻ liên kết , nhấp vào Bật để làm cho liên kết có thể truy cập được với bất kỳ ai trong tổ chức của bạn.
- Trong URL, nhấp vào Mũi tên xuống arrow_drop_down và chọn cấp độ quyền.
- (Tùy chọn) Để cho phép chia sẻ liên kết bên ngoài tổ chức của bạn, hãy chọn hộp Cho phép truy cập bên ngoài .
Lưu ý: Nếu bạn không thấy tùy chọn này, quản trị viên G Suite có thể tắt chức năng này.
- (Tùy chọn) Để làm cho tài liệu có thể tìm kiếm được trong Drive, hãy chọn hộp Tìm kiếm trong kết quả tìm kiếm .
- Nhấp vào Sao chép để sao chép liên kết.
- Nhấp vào Xong .
- Dán liên kết vào email, trên trang web hoặc bất cứ nơi nào bạn cần chia sẻ liên kết đó.
Hủy chia sẻ tệp
Hủy chia sẻ tệp với tổ chức của bạn:
- Trong Drive nhóm, nhấp vào tệp bạn muốn hủy chia sẻ.
- Nhấp vào Chia sẻ person_add .
- Nhấp vào Ai có quyền truy cập .
- Bên cạnh Chia sẻ liên kết , nhấp vào Tắt .
- Nhấp vào Xong .
Hủy chia sẻ tệp với các cá nhân:
- Trong Drive nhóm, nhấp vào tệp bạn muốn hủy chia sẻ.
- Nhấp vào Chia sẻ person_add .
- Nhấp vào Ai có quyền truy cập .
- Bên cạnh người đó, nhấp vào Mũi tên xuống arrow_drop_down > Xóa .
- Nhấp vào Xong .
Lưu ý: Cài đặt nhóm có thể ghi đè cài đặt riêng lẻ. Vì vậy, nếu bạn cố gắng hủy chia sẻ tệp với người thuộc về tổ chức hoặc nhóm có quyền truy cập vào tệp, người này vẫn có thể truy cập tệp.
Bảo vệ tệp
Bảo vệ tất cả các tệp trong Drive nhóm:
Yêu cầu quyền truy cập đầy đủ
- Ở bên trái, nhấp vào Drive nhóm chứa các tệp bạn muốn bảo vệ.
- Ở trên cùng, bên cạnh tên Drive nhóm, nhấp vào mũi tên Xuống arrow_drop_down > Cài đặt Drive nhóm .
- Nhấp vào Chỉnh sửa để đặt bất kỳ quyền nào sau đây:
- Chia sẻ tệp với những người bên ngoài tổ chức của bạn
- Chia sẻ tệp với những người trong tổ chức của bạn không phải là thành viên của Drive nhóm
- Cho phép những người có nhận xét và quyền truy cập chỉ xem để tải xuống, sao chép hoặc in tệp
- Sau khi bạn chọn một tùy chọn, hãy nhấp vào Áp dụng .
- Nhấp vào Xong .
Ngăn mọi người tải xuống, in hoặc sao chép tệp:
Yêu cầu quyền truy cập đầy đủ
- Nhấp vào tệp bạn muốn bảo vệ.
- Ở trên cùng, nhấp vào Chia sẻ person_add .
- Ở dưới cùng, nhấp vào Ai có quyền truy cập .
- Nhấp vào More more_vert > kiểm tra hành động Giới hạn tải xuống, in và sao chép trên tệp này cho hộp người nhận xét và người xem .
- Nhấp vào Xong .
Lưu ý: Bạn có thể giới hạn cách mọi người chia sẻ, in, tải xuống và sao chép trong Google Drive, Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày nhưng bạn không thể ngăn cách người khác chia sẻ nội dung tệp theo các cách khác.
Xem hoặc gửi email cho thành viên
Xem thành viên của Drive nhóm:
- Ở bên trái, nhấp vào Drive nhóm.
- Ở trên cùng, bên cạnh tên Drive nhóm, nhấp vào Mũi tên xuống arrow_drop_down > Xem thành viên .
Gửi email cho thành viên của Drive nhóm:
- Ở bên trái, nhấp vào Drive nhóm.
- Ở trên cùng, bên cạnh tên Drive nhóm, nhấp vào Mũi tên xuống arrow_drop_down > Gửi email cho thành viên .
- Thay đổi chủ đề và nhập tin nhắn của bạn.
- (Tùy chọn) Để chỉ gửi email cho các thành viên có toàn quyền hoặc chỉnh sửa hoặc gửi cho chính bạn một bản sao của email, hãy chọn các hộp.
- Nhấp vào Gửi .
