Learning CenterBạn có thể làm gì với Gmail cổ điển?
Với Gmail, email của bạn được lưu trữ an toàn trên đám mây, nơi bạn có thể truy cập email từ bất kỳ máy tính hoặc thiết bị nào bằng trình duyệt web. Bạn cũng có thể nhanh chóng sắp xếp và tìm email quan trọng, thêm chữ ký chuyên nghiệp của mình vào email bạn gửi và đọc và soạn thảo email khi bạn không có kết nối internet.
Những gì bạn cần:
account_circle tài khoản G Suite
lên lịch 10 phút
Chuyển từ một chương trình thư khác?
Tìm hiểu thêm từ các hướng dẫn này: Chuyển sang Gmail từ Microsoft Outlook® hoặc Chuyển sang Gmail từ IBM Notes® .
Lưu ý: Nếu quản trị viên G Suite của bạn chưa di chuyển thư cũ cho bạn, bạn có thể muốn nhập thư cũ của mình trước khi bắt đầu hướng dẫn này.
Soạn và gửi
Hãy bắt đầu bằng cách viết và gửi email mới.
Trong phần này, bạn sẽ học cách:
Soạn email mới
- Mở hộp thư Gmail của bạn.
- Trong thanh bên bên trái, nhấp vào . Một email mới sẽ mở gần góc dưới cùng của cửa sổ Gmail của bạn.
- Chọn kích thước cửa sổ phù hợp với bạn bằng cách sử dụng các nút ở góc trên của cửa sổ soạn thư.
- Chỉ cần bắt đầu nhập để soạn email của bạn. Email bạn đã bắt đầu viết nhưng chưa được gửi, sẽ tự động được lưu trong Thư nháp trên thanh bên.
Thu nhỏ
Tối đa hóa
Thoát khỏi màn hình
Shift +
Pop-out và thay đổi kích thước
Thoát toàn màn hình
Thêm người nhận, tệp đính kèm, hình ảnh và hơn thế nữa
Thêm tệp đính kèm, nhấn mạnh các điểm chính với kiểu phông chữ, bao gồm các loại người nhận khác nhau và hơn thế nữa — ngay trong cửa sổ soạn thư.
Đến
Thêm những người nhận
Cc Bcc
định dạng văn bản
Kiểu phông chữ (phông chữ, kích thước, in đậm, màu sắc, căn chỉnh, dấu đầu dòng, thụt lề)
attach_file
Chèn tệp đính kèm
lái xe
Chèn tệp từ Drive
bộ sưu tập
Thêm hình ảnh
liên kết
Thêm liên kết
sentiment_very_satisfied
xóa bỏ
Xóa bỏ
arrow_drop_down
Lựa chọn khác
Gửi và Hoàn tác Gửi
Nếu bạn mắc lỗi đánh máy hoặc thay đổi ý định gửi email, bạn có thể lấy lại email bằng tính năng Hoàn tác gửi .
Hoàn tác gửi email:
- Gửi email của bạn.
- Nhấp vào Hoàn tác ở đầu trang.
Tùy thuộc vào cài đặt của bạn, có một số lượng giới hạn số giây để nhấp vào Hoàn tác trước khi biến mất.
Đảm bảo Hoàn tác gửi được bật hoặc thay đổi cài đặt:
- Ở trên cùng bên phải, nhấp vào Cài đặt cài đặt và chọn Cài đặt .
- Nhấp vào tab General .
- Di chuyển đến Hoàn tác Gửi và chọn hộp Cho phép Hoàn tác Gửi .
- Đặt khoảng thời gian hủy.
- Ở dưới cùng, nhấp vào .
Email không có kết nối internet
chrome_product Chỉ dành cho trình duyệt Chrome
Nếu bạn cài đặt ứng dụng Gmail Ngoại tuyến, tin nhắn của bạn sẽ đồng bộ hóa với bộ nhớ của trình duyệt trên máy tính của bạn. Mọi thư bạn viết, lưu trữ, gắn nhãn hoặc xóa khi bạn ngoại tuyến sẽ được gửi hoặc di chuyển khi bạn trực tuyến trở lại.
Cài đặt ứng dụng Gmail Ngoại tuyến:- Ở trên cùng bên phải, nhấp vào Cài đặt cài đặt và chọn Cài đặt .
- Chuyển đến tab Ngoại tuyến và nhấp Cài đặt Gmail Ngoại tuyến .
- Trong trang Gmail Ngoại tuyến , nhấp Thêm vào Chrome > Thêm ứng dụng .
- Trong Chrome, hãy truy cập chrome: // apps / .
- Nhấp vào ứng dụng Gmail Ngoại tuyến .
Lưu ý: Sau khi ứng dụng được cài đặt, tin nhắn của bạn sẽ bắt đầu đồng bộ hóa. Nếu bạn đóng Google Chrome trong khi thư của bạn đang đồng bộ hóa, đồng bộ hóa sẽ dừng.
Sử dụng ứng dụng Gmail Ngoại tuyến:
- Khi bạn ngoại tuyến, hãy truy cập chrome: // apps / và nhấp vào ứng dụng Gmail Ngoại tuyến .
- (Tùy chọn) Để xóa ứng dụng Gmail Ngoại tuyến , hãy truy cập chrome: // apps / , nhấp chuột phải vào ứng dụng Gmail Ngoại tuyến và nhấp vào Xóa khỏi Chrome .
Trả lời email
Tiếp theo, chúng tôi sẽ xem xét cách trả lời email bạn nhận được.
Trong phần này, bạn sẽ học cách:
Xem email mới
Email chưa đọc được in đậm . Để mở email, chỉ cần nhấp vào email trong danh sách email của bạn.
Theo mặc định, thư trả lời email được nhóm thành các cuộc hội thoại . Có thể mất chút thời gian để làm quen với chế độ xem cuộc hội thoại, nhưng việc giữ tất cả email trong một chuỗi giúp bạn dễ dàng theo dõi chúng hơn và giảm bớt sự lộn xộn trong hộp thư đến.
Tuy nhiên, nếu bạn muốn tách tất cả email hiện tại và tương lai của mình, bạn có thể hủy chúng:
- Ở trên cùng bên phải, nhấp vào Cài đặt cài đặt và chọn Cài đặt .
- Trong tab Chung , cuộn đến Chế độ xem cuộc hội thoại và chọn Tắt chế độ xem cuộc hội thoại .
- Ở dưới cùng, nhấp vào .
Lưu và in tệp đính kèm
Khi ai đó gửi cho bạn tệp đính kèm, chẳng hạn như ảnh hoặc tài liệu, bạn sẽ thấy bản xem trước của tệp đính kèm ở cuối email.
- Xem chế độ xem và in toàn màn hình: Nhấp vào phần đính kèm để mở chế độ xem toàn màn hình. Để in, bấm In in .
- Tải hình ảnh hoặc lưu nó vào Drive: Di chuột lên xem trước và nhấp vào Tải file_download hoặc Lưu vào Drive ổ đĩa.
Tìm hiểu thêm về tệp đính kèm trong Gmail .
Trả lời email
Để trả lời email, chỉ cần nhấp vào hộp bên dưới email và nhập đi. Hoặc, bạn có thể chọn chính xác cách bạn muốn phản hồi:
- Trả lời hoặc chuyển tiếp: Để trả lời email, hãy mở email và trong hộp bên dưới email, nhấp Trả lời , Trả lời tất cả hoặc Chuyển tiếp .
- Trả lời nội dòng: Để xem email trước trong thư trả lời của bạn, hãy cuộn xuống và nhấp vào Hiển thị nội dung đã được rút gọn .
- Trả lời email trước trong chuỗi: Chọn email bạn muốn trả lời. Sau đó, nhấp vào Mũi tên xuống arrow_drop_down để chọn cách trả lời.
- Chuyển tiếp toàn bộ cuộc hội thoại: Trong thanh menu phía trên cuộc hội thoại, nhấp vào > Chuyển tiếp tất cả .
Thay đổi người nhận và chủ đề
Dưới đây là một số cách khác bạn có thể thay đổi các phần trả lời của mình:
- Thêm và xóa người nhận: Nhấp vào trường người nhận khi bạn đang trả lời. Thêm người nhận bằng cách nhập nhiều địa chỉ email hơn và xóa người nhận bằng cách nhấp vào Xóa gần bên cạnh địa chỉ email.
- Chỉnh sửa chủ đề email: Nhấp vào Loại trả lời trả lời arrow_drop_down bên cạnh tên người nhận và chọn Chỉnh sửa chủ đề .
- Khi bạn đã hoàn tất soạn thư trả lời của mình, hãy nhấp vào .
Sắp xếp hộp thư đến của bạn
Bây giờ bạn đã học cách sử dụng các tính năng chính của Gmail, hãy để hộp thư đến của bạn sẵn sàng cho doanh nghiệp bằng cách sắp xếp email của bạn.
Trong phần này, bạn sẽ học cách:
Chuyển sang nhãn từ thư mục
Trong chương trình thư trước của bạn, bạn có thể đã lưu trữ email mà bạn muốn giữ trong các thư mục. Trong Gmail, bạn sử dụng nhãn để phân loại email của mình. Nhãn giống như thư mục, nhưng với một twist: bạn có thể áp dụng nhiều nhãn cho một email, sau đó tìm email bằng cách tìm trong bất kỳ nhãn nào của nó.
Bạn cũng có thể:
- Mở nhãn ở bên trái cửa sổ Gmail của bạn để xem tất cả email có nhãn đó (giống như bạn đã sử dụng để mở thư mục).
- Nhãn lồng trong nhãn, giống như bạn đã làm với các thư mục.
- Tìm kiếm tất cả email có nhãn.
- Xem nhãn trên email trong hộp thư đến của bạn để nhanh chóng xác định các loại email khác nhau.
Tạo và áp dụng nhãn
Tạo nhãn :
- Ở trên cùng bên phải, nhấp vào Cài đặt cài đặt và chọn Cài đặt .
- Nhấp vào tab Nhãn .
- Cuộn đến phần Nhãn và nhấp vào .
- Nhập tên nhãn và nhấp vào .
Bạn thậm chí có thể tạo các nhãn lồng nhau, giống như các thư mục con.
Gắn thẻ một hoặc nhiều thư với nhãn bạn đã tạo :
- Chọn tin nhắn của bạn.
- Nhấp vào Nhãn local_offer arrow_drop_down .
- Kiểm tra nhãn bạn muốn thêm vào thư đã chọn và nhấp vào Áp dụng .
Thêm màu vào nhãn :
- Trong danh sách Nhãn ở bên trái, hãy di chuột qua nhãn và nhấp vào Mũi tên xuống arrow_drop_down .
- Di chuột qua màu Nhãn và chọn màu. Hoặc, nhấp vào Thêm màu tùy chỉnh .
Thay đổi này được áp dụng ngay lập tức cho tất cả các thư có nhãn đó. - (Tùy chọn) Để xóa màu nhãn, hãy di chuột qua Màu nhãn và nhấp vào Xóa màu .
Để xem tất cả email có nhãn cụ thể, chỉ cần nhấp vào tên của nhãn ở bên trái cửa sổ Gmail của bạn.
Di chuyển email ra khỏi hộp thư đến của bạn
Bạn cũng có thể di chuyển email ra khỏi hộp thư đến của mình và vào các nhãn giống như cách bạn đã sử dụng với thư mục.
- Chọn email của bạn.
- Nhấp vào Chuyển đến thư mục arrow_drop_down .
- Chọn nhãn bạn muốn di chuyển email của mình.
Các tin nhắn không còn xuất hiện trong hộp thư đến của bạn nữa, nhưng bạn có thể tìm thấy chúng bằng cách mở hoặc tìm kiếm nhãn.
Gắn dấu sao email quan trọng
Bạn muốn gắn cờ một email quan trọng? Nhấp vào Gắn dấu sao star_border bên cạnh email trong hộp thư đến của bạn hoặc email trong cuộc trò chuyện.
Để liệt kê tất cả email có gắn dấu sao của bạn, chỉ cần nhấp vào Được gắn dấu sao trong thanh bên bên trái.
Xóa hoặc lưu trữ email không mong muốn
Nếu bạn không còn cần email, bạn có thể xóa email bằng cách chọn email đó và nhấp vào Xóa xóa . Email đã xóa sẽ được chuyển vào Thùng rác và sau đó bị xóa vĩnh viễn sau 30 ngày.
Nhưng với 30 GB dung lượng lưu trữ trở lên trong tài khoản G Suite của bạn, bạn không cần phải xóa email của mình để tiết kiệm dung lượng. Vì vậy, chúng tôi khuyên bạn nên lưu trữ chúng thay thế.
Việc lưu trữ sẽ xóa email khỏi hộp thư đến của bạn để giữ cho email không bị lộn xộn. Tuy nhiên, email vẫn nằm trong tài khoản của bạn để bạn có thể tìm thấy chúng sau này. Nó giống như di chuyển email vào một tủ hồ sơ để giữ gìn an toàn, thay vì đặt chúng vào thùng rác.
- Chọn email bạn muốn lưu trữ.
- Nhấp vào Lưu trữ lưu trữ .
Tìm email
Có thể khó duyệt qua tất cả email cũ của bạn chỉ để tìm một email bạn cần. Vì vậy, hãy thử tìm kiếm Gmail để thay thế.
Trong phần này, bạn sẽ học cách:
Tìm kiếm hộp thư đến của bạn
Bạn có thể tìm kiếm một hoặc nhiều từ khóa xuất hiện ở bất kỳ đâu trong email — trong chủ đề, nội dung hoặc tên người gửi. Ở đầu màn hình Gmail, chỉ cần nhập từ bạn đang tìm kiếm vào hộp tìm kiếm.
Để giúp bạn tìm kiếm nhanh hơn, Gmail đề xuất cụm từ tìm kiếm khi bạn nhập dựa trên email, danh sách liên hệ, nhãn hoặc tìm kiếm trước đây của bạn. Bạn có thể nhấp vào một trong các đề xuất để mở đề xuất hoặc xem danh sách kết quả, nhấp Tìm kiếm tìm kiếm .
Thu hẹp tìm kiếm của bạn bằng các tùy chọn nâng cao
Để thu hẹp tìm kiếm của bạn hơn nữa, ở bên phải hộp tìm kiếm của Gmail, nhấp vào Mũi tên xuống arrow_drop_down . Thao tác này sẽ mở ra nhiều tùy chọn Tìm kiếm hơn.
Tại đây, bạn có thể nhập tiêu chí tìm kiếm cụ thể. Ví dụ: bạn có thể tìm thấy email từ Alice có tệp đính kèm và được đặt trong một khung thời gian cụ thể.
Tạo chữ ký
Cuối cùng, bạn có thể tự động thêm chữ ký email chuyên nghiệp vào email bạn gửi.
Trong phần này, bạn sẽ học cách:
Tạo chữ ký
Chữ ký của bạn có thể bao gồm tên, tiêu đề và thông tin liên hệ của bạn.
- Nhấp vào Cài đặt cài đặt và chọn Cài đặt .
- Trên trang Chung , cuộn xuống phần Chữ ký và soạn chữ ký của bạn. Sử dụng thanh định dạng để thêm màu văn bản, kiểu, liên kết và thậm chí là hình ảnh.
- Ở dưới cùng, nhấp vào .
